Archiwizacja dokumentów tylko pozornie wydaje się prosta. W dzisiejszych czasach firmy i instytucje przetwarzają bardzo duże ilości informacji, a ich uporządkowanie jest naprawdę sporym wyzwaniem. Ze względu na konieczność panowania nad zawartością archiwum, która jest regulowana przepisami prawnymi warto zastanowić się nad skorzystaniem z usług profesjonalnej firmy, której pracownicy specjalizują się w tworzeniu przejrzystych baz danych. Destroy Wrocław chętnie pomoże wszystkim firmom i instytucjom na terenie Dolnego Śląska.
Jakie błędy popełniane są podczas archiwizacji danych?
Podczas przeprowadzania archiwizacji danych można popełnić rozmaite błędy. Aby się przed nimi ustrzec warto mieć świadomość, jaki mogą mieć one charakter. Już brak odpowiedniego planowania stanowi potencjalne źródło kłopotów. Archiwizacja wymaga precyzyjnego określenia konieczności wykonywanych działań, w innym wypadku może po prostu skończyć się sporym bałaganem. W wielu firmach pracownicy nie posiadają wystarczającej wiedzy i doświadczenia w tym zakresie. Może to prowadzić do trudności z odnalezieniem informacji w przyszłości.
Niewystarczająca kontrola nad procesem archiwizacji może zaś skończyć się utratą danych, kradzieżą lub uszkodzeniem nośników, na których informacje są przechowywane. Także niewłaściwe składowanie informacji może źle się skończyć. Archiwizacja danych wymaga ponadto regularnej aktualizacji, aby dokumentacja odzwierciedlała bieżący stan przedsiębiorstwa i zapewniała odpowiednią ochronę przed utratą danych. Wymaga to wypracowania procedur, która pozwolą uniknąć chaosu. Jest to szczególnie istotne w dużych firmach, które na bieżąco przetwarzają bardzo wiele informacji.
Dlaczego warto zdecydować się na zamówienie archiwizacji danych?
Zamówienie profesjonalnej usługi archiwizacji danych stanowi duże uproszczenie dla pracowników firm i instytucji. Pracownicy Destroy pomogą w uporządkowaniu papierowej dokumentacji (https://www.destroy.pl/archiwizacja-dokumentow/), ale wśród dostępnych usług znajduje się także archiwizacja danych online. Zdecyduj się na skorzystanie z rozwiązania, które będzie najbardziej adekwatne w danej sytuacji. Jeśli nie wiesz, które z nich wybrać skontaktuj się z naszym doradcą.
W przypadku porządkowania danych cyfrowych na początku segregujemy akta w zespoły i komórki organizacyjne. Kolejnym krokiem jest formowanie ich chronologicznie i tematycznie oraz klasyfikacja w układzie rzeczowym. W archiwum umieszczamy nazwy instytucji i komórki, a także znak i tytuł akt, odtwarzając zawartość znajdującą się w fizycznie istniejących teczkach. Nasi pracownicy pomogą też w określeniu czasu przechowywania dokumentów, a ponadto sporządzimy papierową oraz elektroniczną ewidencję akt. Przeterminowane informacje zniszczymy, zachowując wszelkie normy bezpieczeństwa. Nasza firma działa na rynku od 2001 roku i posiada w Polsce 3 archiwa, z których można skorzystać. Dysponujemy również polisą OC 10 000 000 złotych.
(artykuł sponsorowany)
